La auditoría interna es mucho más que un ejercicio de revisión contable; es una herramienta estratégica para garantizar transparencia, eficiencia y cumplimiento normativo. Dentro de este proceso, uno de los puntos que más retos presenta es la trazabilidad de los gastos corporativos, especialmente cuando se trata de viáticos, bonos, vales y compras operativas.
Las empresas que todavía dependen de procesos manuales o manejo de efectivo para cubrir gastos de viaje suelen enfrentarse a errores que impactan directamente en su rentabilidad y deducibilidad fiscal. Ante este panorama, soluciones como las tarjetas NOMI+, un monedero electrónico respaldado por Mastercard, se han convertido en un aliado clave para fortalecer la auditoría interna y simplificar la administración de fondos.
¿Qué es la auditoría interna y por qué es esencial?
La auditoría interna es un proceso sistemático e independiente que analiza las operaciones de una organización con el fin de mejorar su eficiencia, proteger sus activos y garantizar el cumplimiento de leyes y regulaciones. Según el Instituto de Auditores Internos, su misión es “agregar valor y mejorar las operaciones de una organización” (The Institute of Internal Auditors, 2023).
En el caso de los gastos corporativos, una auditoría interna bien ejecutada asegura que cada transacción tenga un propósito legítimo, esté debidamente documentada y se encuentre alineada con las políticas de la empresa. Esto es fundamental para que las deducciones fiscales sean válidas, especialmente en rubros como viáticos y gastos de viaje.
Trazabilidad: el corazón de la auditoría interna
Dentro de una auditoría interna, la trazabilidad permite seguir el rastro de un gasto desde su origen hasta su registro contable final. Sin una trazabilidad adecuada, es difícil demostrar ante autoridades fiscales que un gasto es legítimo y deducible.
En este sentido, herramientas como las tarjetas NOMI+ representan un avance significativo, ya que registran automáticamente cada movimiento, incluyendo fecha, hora, comercio y monto. Esta información, consolidada en reportes digitales, facilita las revisiones y minimiza errores humanos.
El reto de auditar viáticos y gastos de viaje
Para cualquier empresa, auditar viáticos y gastos de viaje supone un desafío constante. La dispersión geográfica de los colaboradores, la variedad de conceptos (alimentación, hospedaje, transporte, peajes) y la urgencia con la que se realizan estos gastos, generan un escenario propenso a inconsistencias.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) establece que para que un gasto sea deducible debe cumplir con requisitos como contar con comprobante fiscal válido, estar relacionado directamente con la actividad empresarial y registrarse en la contabilidad (SAT, 2023). El incumplimiento de alguno de estos puntos puede convertir un gasto legítimo en no deducible.
Sin un sistema adecuado, es común encontrar errores como facturas emitidas con datos incorrectos, comprobantes extraviados o gastos personales cargados como corporativos. Cada uno de estos fallos debilita el resultado de una auditoría interna.
NOMI+: un monedero corporativo que fortalece la auditoría interna
La tarjeta NOMI+ no es solo una tarjeta de débito: es un monedero electrónico empresarial que permite asignar, controlar y registrar gastos con total trazabilidad.
Ventajas clave:
- Deducibilidad total de viáticos, bonos, gastos corporativos y vales.
- Uso universal en cualquier terminal punto de venta, cajero automático y compras en línea.
- Control personalizado de fondos asignados a cada colaborador.
- Registro automático de cada movimiento, disponible para revisión inmediata.
Este tipo de herramienta no solo agiliza la auditoría interna, sino que también actúa como mecanismo preventivo para evitar fraudes, gastos indebidos y pérdidas de información.
Errores comunes sin una tarjeta corporativa como NOMI+
En una auditoría interna, cuando los gastos se manejan en efectivo o con reembolsos posteriores, suelen detectarse problemas recurrentes:
- Ausencia de comprobantes fiscales.
- Facturas inválidas por errores en la emisión.
- Duplicidad de pagos.
- Falta de control sobre el presupuesto asignado.
- Tiempos prolongados de conciliación contable.
Cada uno de estos puntos no solo complica el trabajo del auditor interno, sino que también representa un riesgo fiscal y financiero para la empresa.
Cómo NOMI+ mejora la trazabilidad en auditorías internas
Cuando un colaborador realiza un gasto con la tarjeta NOMI+, el sistema registra la operación en tiempo real. Esto permite que el área de finanzas tenga visibilidad inmediata sobre:
- Quién realizó el gasto.
- En qué establecimiento.
- Cuál fue el monto.
- En qué fecha y hora ocurrió.
En una auditoría interna, contar con este nivel de detalle simplifica el análisis, reduce el tiempo de revisión y asegura que cada gasto esté respaldado por evidencia digital.
Caso ilustrativo: antes y después de NOMI+
Imaginemos que una empresa organiza una convención en otra ciudad. Antes de implementar NOMI+, entregaba efectivo a cada asistente y esperaba que al regresar entregaran facturas y comprobantes. El resultado: extravío de tickets, facturas emitidas incorrectamente y diferencias entre los gastos reales y lo reportado.
Después de NOMI+, cada asistente recibe una tarjeta con saldo asignado. Todos los pagos quedan registrados automáticamente, evitando errores humanos y garantizando que el 100% de los gastos cumplan con los requisitos para ser deducibles.
Impacto fiscal y regulatorio
Uno de los mayores beneficios de implementar tarjetas empresariales NOMI+ es el respaldo ante revisiones fiscales. Según el SAT (2023), los viáticos y gastos de viaje son deducibles siempre que se cuente con la documentación adecuada y se registre en la contabilidad en el periodo correspondiente. NOMI+ ayuda a cumplir estos requisitos de forma automática, reduciendo la carga administrativa y el riesgo de sanciones.
Además, el hecho de que esté respaldada por Mastercard ofrece seguridad adicional y aceptación global, lo que la hace ideal para empresas con operaciones nacionales e internacionales.
Integración con la contabilidad y auditoría interna
La tarjeta NOMI+ puede integrarse con sistemas contables, lo que significa que los registros se pueden exportar directamente a la plataforma que use la empresa. Esto es especialmente útil en auditorías internas, ya que:
- Elimina procesos manuales de captura.
- Facilita la generación de reportes por proyecto, área o colaborador.
- Permite detectar anomalías de forma temprana.
Esta integración también asegura que los datos estén centralizados, algo que toda auditoría interna valora por su impacto en la rapidez y precisión del análisis.
NOMI+ como herramienta preventiva
Más allá de ayudar en la auditoría interna, las tarjetas NOMI+ funcionan como una medida preventiva. Al limitar el saldo disponible y registrar en tiempo real los movimientos, se fomenta un uso responsable del presupuesto y se evitan gastos fuera de política.
Este control proactivo también fortalece la cultura financiera de la empresa, donde cada colaborador entiende que el uso de recursos debe ser transparente y justificado.
Beneficios directos para las empresas
Implementar las tarjetas NOMI+ puede transformar la forma en que se gestionan los recursos corporativos. Entre los beneficios más destacados para la auditoría interna y la administración en general se encuentran:
- Mayor transparencia y control.
- Cumplimiento normativo simplificado.
- Reducción de errores y fraudes.
- Tiempos de conciliación más cortos.
- Optimización de la deducibilidad fiscal.
Viáticos y gastos de viaje 100% deducibles
La auditoría interna es más efectiva cuando cuenta con herramientas que facilitan la trazabilidad, la transparencia y el cumplimiento fiscal. La tarjeta NOMI+ reúne estas características, ofreciendo un sistema moderno para controlar viáticos, bonos, vales y gastos corporativos.
Con NOMI+, las empresas no solo optimizan su auditoría interna, sino que garantizan que sus viáticos y gastos de viaje sean 100% deducibles, evitando errores costosos y fortaleciendo su posición financiera.
¿Listo para mejorar tu trazabilidad y control financiero? Da el siguiente paso y descubre cómo NOMI+ puede transformar la manera en que gestionas los recursos de tu empresa.
