En el contexto actual, donde las empresas enfrentan cada vez más obligaciones fiscales y la necesidad de optimizar sus recursos, digitalizar viáticos: beneficios fiscales y operativos se ha convertido en una estrategia clave. No se trata solo de automatizar procesos, sino de asegurar que los gastos de viaje estén correctamente documentados, sean deducibles ante el SAT y no representen un obstáculo operativo.
Este artículo explora por qué digitalizar viáticos trae múltiples beneficios, tanto para el área contable como para el desempeño de los colaboradores. También se analiza cómo herramientas como la tarjeta NOMI+ ofrecen soluciones prácticas que responden a las exigencias fiscales y de eficiencia de las empresas mexicanas.
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son pagos anticipados o reembolsos que las empresas otorgan a sus colaboradores para cubrir gastos relacionados con actividades laborales fuera de su lugar de trabajo. Estos gastos pueden incluir hospedaje, alimentación, transporte, peajes y otros desembolsos directamente vinculados a un viaje corporativo.
En México, estos pagos deben cumplir con lineamientos fiscales específicos para que sean deducibles. De lo contrario, no solo dejan de ser útiles para efectos contables, sino que podrían representar riesgos ante una auditoría del SAT (Servicio de Administración Tributaria).
Requisitos fiscales para deducir viáticos
Digitalizar viáticos: beneficios fiscales y operativos cobra aún más sentido cuando se conocen los requisitos del SAT para que los gastos de viaje sean deducibles:
- Comprobantes fiscales válidos (CFDI): Cada gasto debe estar respaldado por una factura electrónica a nombre de la empresa, cumpliendo con los requisitos fiscales vigentes.
- Justificación de la relación con la actividad económica: El gasto debe estar directamente relacionado con la operación del negocio.
- Realización del gasto fuera del lugar habitual de trabajo: Debe estar sustentado que el colaborador se desplazó más de 50 km desde el domicilio fiscal o centro laboral.
- Límites establecidos para ciertos rubros: Por ejemplo, alimentación nacional con un tope de $750 pesos diarios y hospedaje en el extranjero sujeto a tabuladores oficiales.
- Pago a través de medios electrónicos: Para garantizar trazabilidad, el uso de efectivo debe evitarse siempre que sea posible.
Estos requisitos están establecidos en la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), artículos 27 y 28, así como en reglas misceláneas fiscales actualizadas para el ejercicio 2025 (SAT, 2025).
Problemas comunes al no digitalizar los viáticos
Cuando las empresas no adoptan un sistema digital para la gestión de viáticos, se enfrentan a una serie de complicaciones, tanto fiscales como administrativas. Algunos de los errores más comunes son:
- Pérdida de comprobantes o tickets.
- Falta de claridad entre gastos personales y corporativos.
- Pagos en efectivo sin registro oficial.
- Demoras en los reembolsos.
- No cumplimiento con los topes deducibles del SAT.
Estos errores pueden derivar en sanciones fiscales, pérdida de deducibilidad, afectaciones al flujo de efectivo y desconfianza entre los colaboradores. En este escenario, digitalizar viáticos: beneficios fiscales y operativos permite prevenir errores y garantizar cumplimiento normativo.
Beneficios fiscales de digitalizar los viáticos
Digitalizar viáticos: beneficios fiscales y operativos impacta directamente en el cumplimiento tributario. Algunos de los beneficios fiscales más relevantes incluyen:
- Mayor deducibilidad fiscal: Al tener comprobantes válidos y trazabilidad, los gastos de viaje pueden deducirse sin riesgo ante una auditoría.
- Reducción de ISR e IVA: Una correcta gestión permite disminuir la base gravable, lo cual se traduce en un menor pago de impuestos.
- Evitar acumulación como ingreso gravado: Si no se comprueba un viático adecuadamente, el SAT puede considerarlo ingreso para el trabajador, generando mayores cargas impositivas.
- Control sobre los límites fiscales: Una plataforma digital puede alertar automáticamente cuando se superan los montos autorizados por rubro.
Según cifras de la Asociación Mexicana de Contadores Públicos, más del 60% de las deducciones rechazadas en auditorías fiscales se relacionan con comprobantes de viáticos mal gestionados (AMCP, 2024).
Beneficios operativos al digitalizar viáticos
Además del cumplimiento legal, los beneficios operativos son evidentes. Digitalizar viáticos: beneficios fiscales y operativos mejora el funcionamiento interno de las empresas al:
- Reducir tiempos de aprobación y reembolso.
- Eliminar errores humanos en la captura de datos.
- Ofrecer visibilidad en tiempo real del gasto corporativo.
- Automatizar reportes contables y conciliaciones.
- Mejorar la experiencia del colaborador que viaja.
Una encuesta aplicada por KPMG México (2024) reveló que las empresas que implementan plataformas digitales para viáticos reducen en promedio un 40% el tiempo de procesamiento por viaje y un 35% los errores en comprobación.
NOMI+: solución práctica para digitalizar viáticos
La tarjeta corporativa NOMI+ representa una alternativa innovadora para resolver de forma integral la digitalización de viáticos en México. Se trata de una tarjeta de débito respaldada por Mastercard, que funciona como un monedero electrónico corporativo y permite una gestión simple y ordenada.
Entre sus características principales destacan:
- Uso en cualquier terminal punto de venta, cajero automático o compras en línea.
- No requiere factura para garantizar la deducibilidad, ya que el sistema genera reportes con trazabilidad completa.
- Aceptación nacional e internacional gracias a su respaldo Mastercard.
- Separación clara entre gastos personales y corporativos, lo que mejora el control interno.
- Posibilidad de asignar montos específicos por colaborador, viaje o proyecto.
- Reportes automáticos y conciliación rápida para contabilidad y auditorías internas.
Además, NOMI+ permite que los viáticos sean registrados en tiempo real, con lo cual se facilita el control de presupuesto y se evitan gastos innecesarios.
Comparación entre procesos manuales y digitalización con NOMI+
| Elemento | Proceso manual | Digitalización con NOMI+ |
|---|---|---|
| Tiempo de reembolso | Hasta 15 días | Menos de 48 horas |
| Pérdida de comprobantes | Alta frecuencia | Trazabilidad automática |
| Errores contables | Comunes | Mínimos o nulos |
| Cumplimiento fiscal | Incierto | Altamente controlado |
| Experiencia del usuario | Poco práctica | Fluida y profesional |
| Reportes para auditoría | Lentos y manuales | Digitales y rápidos |
Fuente: Elaboración propia con base en datos de AMCP (2024) y NOMI+ (2025).
Aplicación fiscal directa en 2025
Para el año fiscal 2025, el SAT ha reforzado sus criterios sobre viáticos, incluyendo nuevos lineamientos de revisión digital. Las empresas deben contar con mecanismos para comprobar origen, destino, monto y uso de cada gasto corporativo. En este sentido, digitalizar viáticos: beneficios fiscales y operativos se convierte en una necesidad más que en una elección (SAT, 2025).
La tarjeta NOMI+ permite cumplir con los requisitos fiscales al integrar:
- Registros electrónicos validados.
- Reportes exportables para sistemas contables.
- Control por fechas, rubros y empleados.
- Evita que los viáticos se integren erróneamente en nómina.
Esto ayuda a cumplir con la Regla Miscelánea 2.7.1.32 en materia de medios de pago y la deducibilidad de gastos, y el artículo 93 de la LISR respecto a ingresos exentos para el trabajador.
Viáticos sin NOMI+: errores frecuentes
Un ejemplo práctico ayuda a visualizar el riesgo:
Una empresa asigna $5,000 en efectivo a un colaborador para un viaje de negocios. A su regreso, entrega tickets de comida, pero olvidó pedir factura y pagó parte en efectivo. Solo una parte es deducible, y el SAT podría considerar el resto como ingreso gravado para el trabajador. Esto genera impuestos adicionales y problemas en contabilidad.
Si la misma empresa hubiera utilizado NOMI+, el colaborador habría pagado directamente con la tarjeta, los movimientos estarían registrados, y la empresa podría deducir el total de los viáticos, con cumplimiento fiscal pleno.
Viáticos y estrategia financiera
En un entorno donde los márgenes operativos son cada vez más ajustados, digitalizar viáticos: beneficios fiscales y operativos también representa una ventaja competitiva. Un adecuado control de estos gastos permite:
- Reducción de costos ocultos.
- Mejora en la planificación de presupuestos anuales.
- Mayor control en viajes frecuentes o de alto valor.
- Evitar errores en declaraciones anuales o mensuales.
Las empresas que utilizan soluciones como NOMI+ pueden alinear su operación con buenas prácticas de gobierno corporativo y fortalecer su cumplimiento ante auditores externos e internos.
Recomendaciones para implementar la digitalización de viáticos
- Diseñar una política de viáticos formal y actualizada.
- Capacitar al personal sobre deducibilidad y comprobación.
- Adoptar medios de pago digitales como NOMI+ para facilitar trazabilidad.
- Automatizar reportes y conciliaciones desde el primer viaje.
- Auditar regularmente los gastos de viaje para detectar desviaciones.
Viáticos y gastos de viaje 100% deducibles
Si tu empresa busca un mecanismo para asegurar que los viáticos sean 100% deducibles, NOMI+ ofrece una solución ideal. Desde su diseño, esta tarjeta corporativa permite digitalizar cada etapa del gasto de viaje, evitando errores comunes y facilitando el cumplimiento fiscal.
Digitalizar viáticos: beneficios fiscales y operativos no es solo una tendencia, es una decisión estratégica que te permite avanzar con seguridad.
NOMI+: tecnología financiera al servicio de las empresas
En NOMI+ somos una solución diseñada para optimizar la nómina de tu empresa. Además el control de viáticos, bonos, vales y gastos corporativos son respaldos por nuestras tarjetas corporativas. Al funcionar como un monedero electrónico respaldado por Mastercard, ofrece aceptación nacional e internacional, control operativo y deducibilidad sin complicaciones.
Si tu empresa busca transformar su gestión de viáticos, mejorar su cumplimiento fiscal y eliminar errores operativos, NOMI+ es la respuesta.
