Los viáticos empresariales representan un elemento clave para garantizar que las operaciones de una empresa se desarrollen de manera eficiente y sin contratiempos. Cuando un colaborador necesita desplazarse para visitar a un cliente, asistir a una feria, participar en una capacitación o supervisar un proyecto fuera de su base habitual, los viáticos cubren gastos como transporte, hospedaje, alimentación y otros relacionados con el viaje.
Aunque estos gastos pueden parecer simples de administrar, la realidad es que su manejo inadecuado puede generar pérdidas económicas, problemas fiscales y conflictos internos. Los errores en la comprobación, los gastos fuera de política y la falta de trazabilidad no solo afectan el control interno, sino que también pueden provocar que parte de esos recursos pierdan su deducibilidad fiscal.
Afortunadamente, existen herramientas que facilitan la gestión de viáticos y gastos de viaje. Una de ellas es la tarjeta NOMI+, un monedero electrónico respaldado por Mastercard que está transformando la forma en que las empresas administran sus recursos destinados a viáticos, bonos, vales y otros gastos corporativos.
¿Qué son los viáticos empresariales?
Los viáticos empresariales son aquellos gastos que una organización cubre para que un colaborador realice actividades laborales fuera de su lugar habitual de trabajo. Estos gastos, siempre que cumplan con los requisitos establecidos por la autoridad fiscal, pueden ser deducibles.
Entre los conceptos que normalmente se incluyen como viáticos están:
- Transporte aéreo, terrestre o marítimo.
- Hospedaje en hoteles u otros alojamientos.
- Alimentación durante el viaje.
- Peajes y casetas.
- Gasolina o recargas para vehículos de trabajo.
- Estacionamientos y otros gastos necesarios para cumplir con la misión asignada.
Según el Servicio de Administración Tributaria (SAT, 2024), para que los viáticos empresariales sean deducibles, deben:
- Ser estrictamente indispensables para la actividad de la empresa.
- Contar con la documentación comprobatoria correspondiente.
- Cumplir con los topes y políticas fiscales vigentes.
Retos comunes en la administración de viáticos empresariales
Gestionar los viáticos empresariales no es solo cuestión de entregar dinero y recibir comprobantes. Se trata de un proceso que implica control, políticas claras y herramientas adecuadas. Entre los principales problemas que enfrentan las empresas se encuentran:
1. Falta de control en tiempo real
Cuando los gastos no se monitorean al momento, es difícil detectar pagos fuera de política. Esto implica que el área administrativa se entere de irregularidades hasta después del viaje, cuando ya no es posible corregirlas.
2. Errores en la comprobación
Facturas con datos incorrectos, comprobantes extraviados o gastos en establecimientos que no emiten facturas válidas pueden ocasionar que el gasto pierda su deducibilidad.
3. Retrasos en reembolsos
Cuando los colaboradores utilizan su propio dinero para cubrir viáticos, suelen esperar días o incluso semanas para recibir el reembolso, afectando su liquidez personal.
4. Uso excesivo de efectivo
El efectivo es difícil de rastrear y aumenta el riesgo de robo o mal uso de los recursos.
5. Costos administrativos elevados
Procesar manualmente facturas, reportes de gastos y conciliaciones bancarias consume tiempo y recursos que podrían destinarse a tareas estratégicas.
NOMI+: El monedero electrónico que transforma la gestión de viáticos
La tarjeta NOMI+ es mucho más que una tarjeta de débito convencional. Se trata de un monedero electrónico respaldado por Mastercard diseñado para cubrir viáticos, bonos, gastos corporativos y vales de manera eficiente y segura.
Entre sus principales características destacan:
- Aceptación universal: se puede usar en cualquier terminal punto de venta, cajero automático o plataforma de compras en línea.
- Respaldo fiscal: cumple con las disposiciones del SAT, lo que asegura la deducibilidad de los viáticos y otros conceptos.
- Seguridad: evita el manejo de efectivo, reduciendo el riesgo de pérdidas o robos.
- Control en tiempo real: el área administrativa puede asignar y supervisar fondos de forma inmediata.
- Flexibilidad de uso: puede aplicarse para transporte, hospedaje, alimentación y otros gastos de viaje.
Ventajas para la empresa
Implementar las tarjetas NOMI+ en la gestión de viáticos empresariales trae múltiples beneficios:
- Deducibilidad garantizada: evita pérdidas fiscales por comprobantes incorrectos o incompletos.
- Menos carga administrativa: no es necesario recopilar tantas facturas individuales para validar gastos.
- Transparencia total: cada gasto queda registrado y puede revisarse en auditorías internas o externas.
- Optimización de recursos: los fondos se asignan según la necesidad real de cada viaje.
Ejemplos de gastos empresariales con Nomi+
Ejemplo 1: Viaje urgente para cierre de contrato
Una empresa de tecnología recibe una invitación de última hora para presentar una propuesta en otra ciudad. El área administrativa deposita de inmediato los fondos en la tarjeta NOMI+ del colaborador, evitando que este utilice su dinero personal y asegurando que los gastos serán deducibles.
Ejemplo 2: Control de presupuesto por proyecto
En una constructora, los supervisores reciben una tarjeta corporativa con un monto específico para gastos de viáticos relacionados con un proyecto determinado. Esto evita excedentes y facilita el seguimiento del presupuesto asignado.
Ejemplo 3: Entrega de bonos deducibles
Una compañía decide otorgar un bono especial a su equipo comercial por cumplir objetivos trimestrales. En lugar de hacerlo vía nómina, lo deposita en la tarjeta NOMI+, asegurando deducibilidad sin procesos administrativos adicionales.
Cómo NOMI+ resuelve los problemas comunes
- Monitoreo instantáneo: cada transacción se refleja de inmediato en el sistema.
- Eliminación de pagos en efectivo: todo se realiza mediante la tarjeta, lo que mejora la trazabilidad.
- Cumplimiento con el SAT: al tratarse de un monedero electrónico autorizado, los gastos son deducibles sin requerir una factura individual por cada operación.
- Mayor control interno: permite asignar fondos solo a las personas y proyectos que lo requieren.
Impacto financiero de una mala gestión de viáticos
Una empresa que gasta $500,000 MXN al año en viáticos empresariales y pierde un 15% de deducibilidad debido a errores administrativos deja de aprovechar $75,000 MXN en beneficios fiscales. Esto afecta directamente su flujo de efectivo y su rentabilidad.
Implementar herramientas como NOMI+ reduce este riesgo al mínimo y asegura que cada peso invertido en viáticos empresariales genere un retorno en términos de eficiencia y cumplimiento fiscal.
Pasos para implementar NOMI+ en tu empresa
- Definir políticas claras: establecer lineamientos para gastos permitidos, montos máximos y procedimientos de autorización.
- Asignar tarjetas NOMI+: otorgarlas únicamente a colaboradores que realicen viajes o manejen gastos corporativos.
- Establecer límites y controles: asignar montos específicos por persona, departamento o proyecto.
- Capacitar al personal: enseñar el uso correcto de la tarjeta y las políticas de la empresa.
- Monitorear y ajustar: revisar reportes periódicos y ajustar montos o políticas según los resultados.
Buenas prácticas para la gestión de viáticos empresariales
- Planificación anticipada: programar viajes con suficiente tiempo para obtener mejores tarifas en transporte y hospedaje.
- Políticas claras y accesibles: que todo el personal conozca qué gastos son autorizados.
- Uso de herramientas digitales: sistemas como NOMI+ que permiten controlar y asignar recursos de manera ágil.
- Capacitación continua: recordar a los colaboradores la importancia de seguir las políticas.
- Auditorías internas: revisar periódicamente el cumplimiento y realizar ajustes.
NOMI+ y la transformación digital en finanzas corporativas
El uso de la tarjeta NOMI+ se alinea con la tendencia global hacia la digitalización de los procesos financieros. Cada vez más empresas migran a soluciones que les permitan:
- Reducir el uso de efectivo.
- Contar con datos en tiempo real.
- Mejorar la trazabilidad de cada gasto.
- Automatizar reportes y conciliaciones.
Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la transparencia y el cumplimiento normativo.
Viáticos y gastos de viaje 100% deducibles
La gestión eficiente de los viáticos empresariales no es un lujo, sino una necesidad para cualquier empresa que quiera optimizar recursos, mantener un control estricto de sus finanzas y garantizar la deducibilidad de sus gastos.
La tarjeta NOMI+, respaldada por Mastercard, es una solución que combina tecnología, control y cumplimiento fiscal, permitiendo que los viáticos, bonos, vales y otros gastos corporativos sean fáciles de administrar y 100% deducibles.
Si tu empresa quiere dar el siguiente paso hacia una administración inteligente de sus recursos y asegurar viáticos y gastos de viaje 100% deducibles, es momento de considerar la implementación de NOMI+ como parte de su estrategia financiera.
