En muchas organizaciones, los viáticos y gastos no deducibles para empresas se han vuelto una especie de “fuga silenciosa”: viajes de trabajo pagados en efectivo, tickets extraviados, facturas mal emitidas, consumos personales mezclados con la operación. Todo eso termina en lo mismo: menos deducciones, más ISR y un cierre contable pesado.
La raíz del problema no suele ser la gente, sino el proceso: se sigue trabajando con efectivo, notas sueltas y reembolsos improvisados en lugar de usar medios de pago diseñados para el control empresarial y la deducibilidad fiscal (SAT, 2025; Focaltec, 2024).
En este contexto, una herramienta como NOMI+, que funciona como tarjeta de débito y monedero electrónico corporativo respaldado por Mastercard**, se vuelve clave para transformar los viáticos en gasto controlado, trazable y, sobre todo, deducible.
Qué son los viáticos y por qué pueden volverse no deducibles
De forma sencilla, los viáticos son los gastos que la empresa cubre para que alguien pueda trabajar fuera de su centro habitual: transporte, hospedaje, alimentación, peajes, gasolina, entre otros (Limac, 2025).
La Ley del Impuesto sobre la Renta establece que estos gastos pueden ser deducibles cuando:
- Están destinados a hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles o pago de kilometraje.
- Se realizan a más de 50 km del centro de trabajo del contribuyente.
- Se vinculan con la actividad del negocio.
- Se comprueban con CFDI válidos y medios de pago electrónicos como tarjeta de crédito, débito o monedero electrónico autorizado (SAT, 2025; OkTicket, s. f.).
Cuando estos requisitos no se cumplen, aparecen los viáticos y gastos no deducibles para empresas: partidas que el SAT no permite restar de la utilidad fiscal o que terminan tratándose como ingreso gravado para la persona que viajó.
Cómo nacen los Viáticos y Gastos no deducibles para empresas en la operación diaria
La mayoría de los problemas no empiezan en el despacho fiscal, sino en el día a día. Algunos escenarios típicos:
Anticipos en efectivo difíciles de rastrear
Todavía es común entregar efectivo al colaborador “para todo el viaje”. Ahí se abren varios riesgos:
- No hay tope claro por día o por ciudad.
- El colaborador mezcla gastos personales y corporativos.
- Muchos tickets se pierden o nunca se factura a nombre de la empresa.
Aunque el viaje haya sido real y necesario, parte de esos montos terminan como viáticos y gastos no deducibles para empresas por no cumplir con el medio de pago o con la documentación requerida (Edenred, 2022).
Facturas mal emitidas o incompletas
Errores muy comunes:
- CFDI emitido a nombre del colaborador, no de la empresa.
- Conceptos que no se relacionan con la actividad del negocio.
- Tickets sin RFC, sin desglose de impuestos o sin datos básicos.
La teoría dice que todo se corrige después; la realidad es que contabilidad no siempre tiene tiempo para perseguir cada CFDI y, al final, esos montos engrosan la cuota de viáticos y gastos no deducibles para empresas (CONTPAQi, 2025).
Uso de tarjetas personales y reembolsos tardíos
Otra práctica frecuente es permitir que el colaborador pague con su tarjeta personal y luego pedir reembolso:
- Desde la perspectiva del SAT, esto complica la trazabilidad y el control interno.
- Se vuelve difícil demostrar que todos los movimientos se hicieron en beneficio del patrón.
De nuevo, el resultado es el mismo: viáticos y gastos no deducibles para empresas que se pudieron evitar con un esquema de pago corporativo.
El costo oculto de los Viáticos y Gastos no deducibles para empresas
La parte fiscal es solo una cara del problema. El impacto es más amplio:
- Fiscal: se reduce la base de deducción y aumenta el ISR a pagar; en algunos casos los viáticos no comprobados se integran como ingreso en nómina (SAT, 2025).SAT
- Contable: el cierre del mes se vuelve más lento porque contabilidad debe “parchar” errores con notas internas, ajustes y aclaraciones.
- Cultura interna: el colaborador siente que el tema de viáticos es confuso, teme “salir perdiendo” si no hizo el proceso perfecto y deja de confiar en la política de gastos.
- Auditoría: un volumen alto de Viáticos y Gastos no deducibles para empresas manda una señal clara de falta de control interno.
Por eso, ordenar los viáticos no es solo “cumplir con el SAT”, sino profesionalizar la manera en que la empresa entiende su propio gasto de viaje.
Por qué las tarjetas y monederos electrónicos cambian el juego
El SAT lleva años empujando a las empresas a dejar el efectivo y migrar a medios de pago electrónicos: transferencias, tarjetas de crédito, débito o monederos electrónicos autorizados. Estos medios son los que realmente garantizan la deducibilidad por encima de montos relativamente bajos (OkTicket, s. f.; Martínez Magallanes, 2024).
La lógica es simple:
- Lo que se paga con tarjeta o monedero corporativo deja rastro bancario y comercial.
- Se vuelve más fácil vincular cada consumo con un colaborador, un viaje y un proyecto.
- Contabilidad puede cruzar estados de cuenta, CFDI y reportes internos sin depender de la memoria del empleado.
Cuando ese medio de pago no es una tarjeta genérica, sino un monedero electrónico especializado en viáticos y gastos operativos, la empresa gana un nivel adicional de control.
NOMI+: viáticos, bonos y vales en un solo monedero electrónico corporativo
Aquí entra NOMI+, una tarjeta que combina varias funciones en una sola solución:
- Es una tarjeta de débito, pero en la práctica funciona como monedero electrónico corporativo.
- Está respaldada por Mastercard, por lo que puede usarse en cualquier terminal punto de venta, cajero automático y compras en línea, dentro y fuera del país.
- Está diseñada para administrar viáticos, vales, bonos e incentivos y otros gastos corporativos desde una misma plataforma.
El gran beneficio es que muchos movimientos dejan de depender de si alguien pidió o no la factura en el momento. Al concentrar los pagos en NOMI+:
- Cumples con el requisito de medio de pago electrónico.
- Cuentas con reportes detallados por colaborador, fecha, comercio y concepto.
- Facilitas la deducibilidad de viáticos, bonos, vales y otros gastos al vincularlos nítidamente con la actividad del negocio.
En lugar de sumar más viáticos y gastos no deducibles para empresas, NOMI+ ayuda a reducirlos al mínimo.
Cómo NOMI+ ayuda a reducir los Viáticos y Gastos no deducibles para empresas
Separar lo personal de lo corporativo desde el origen
Al asignar una tarjeta NOMI+ a cada colaborador o a cada equipo de proyecto:
- El trabajador sabe que esa tarjeta es solo para viáticos, vales o gastos corporativos autorizados.
- Cualquier intento de usarla en comercios fuera de política puede bloquearse o revisarse fácilmente.
- No necesita adelantos en efectivo ni usar su tarjeta personal.
Así se evita que los gastos personales se cuelen en el reporte de viaje y terminen generando Viáticos y Gastos no deducibles para empresas.
Menos persecución de facturas, más información útil
Aunque la empresa siga solicitando CFDI cuando lo considere necesario, el hecho de tener:
- Estados de cuenta por tarjeta.
- Reportes por categoría de gasto.
- Integración con nómina y contabilidad.
hace mucho más sencillo demostrar que los consumos fueron viáticos reales, alineados con la operación. En consecuencia, el porcentaje de viáticos y gastos no deducibles para empresas se reduce de forma consistente.
Un ejemplo práctico: mismo viaje, dos resultados fiscales
Imagina un equipo de tres personas que viaja tres días a otra ciudad para visitar clientes.
Sin NOMI+
- La empresa entrega $15,000 en efectivo “para todo el viaje”.
- Cada persona guarda algunos tickets, otros se pierden.
- Solo una parte de los consumos se factura a nombre de la empresa y dentro del plazo.
- Contabilidad logra comprobar quizá el 70 % del monto; el 30 % restante cae en la categoría de viáticos y gastos no deducibles para empresas o se integra como ingreso gravado para el trabajador.
Con NOMI+ implementado
- La empresa dispersa los mismos $15,000, pero repartidos en tres tarjetas NOMI+.
- Se configuran montos por día y giros permitidos.
- Todos los gastos de transporte, hospedaje y alimentación pasan por la tarjeta.
- Al regresar, contabilidad descarga el reporte, lo cruza con la agenda de visitas y registra los viáticos como gasto deducible documentado.
El viaje fue exactamente el mismo. La diferencia está en el medio de pago y en la capacidad de demostrar que cada consumo fue un viático real, no un gasto informal.
Diseñar una política de viáticos alrededor de NOMI+
Para que NOMI+ dé todo su potencial, no basta con entregar la tarjeta: hay que acompañarla de una política de viáticos clara y entendible. Algunos elementos clave:
- Definir cuándo sí hay viáticos
- Viajes comerciales, supervisión de obra, capacitación, auditorías, etc.
- Distancias mayores a 50 km del centro de trabajo, conforme a la LISR (SAT, 2025).
- Marcar topes y categorías
- Límites por día para alimentos, hospedaje y transporte, alineados con lo que recomienda la autoridad y el mercado (Sivale, 2025).
- Automatizar reportes y conciliaciones
- Usar la plataforma de NOMI+ para descargar reportes por colaborador, centro de costo y proyecto.
- Integrar esa información a contabilidad y nómina, reduciendo capturas manuales.
- Capacitar a las personas que viajan
- Explicar qué se puede pagar con NOMI+ y qué no.
- Dejar claro qué pasa con cualquier gasto fuera de política (por ejemplo, que no será reembolsado).
Cuando la política es sencilla y la herramienta acompaña, la empresa deja de vivir con una bolsa permanente de viáticos y gastos no deducibles.
Más allá de los viáticos: bonos, vales y gastos corporativos de bajo monto
Una ventaja adicional de NOMI+ es que no se limita al viaje:
- Bonos e incentivos: en lugar de pagarlos en efectivo o mezclarlos con nómina, se pueden dispersar a la tarjeta NOMI+, manteniendo la trazabilidad.
- Vales: alimentación, gasolina, despensa y otros conceptos se integran en el mismo monedero, con distintas “bolsas” según el tipo de beneficio.
- Caja chica digital: pequeños gastos operativos (papelería, insumos, taxis locales) dejan de depender de una caja chica física sin control y pasan a ser consumos documentados.
Cada peso que se mueve a través de la tarjeta corporativa reduce el espacio para la improvisación y, con ello, el riesgo de terminar como Viáticos y Gastos no deducibles para empresas.
Convierte el desorden de viáticos en una ventaja competitiva
Los viáticos mal gestionados no son solo un tema fiscal; son una señal de cómo la empresa diseña —o no diseña— sus procesos de gasto. Seguir trabajando con efectivo, reembolsos sin control y facturas que nunca llegan es aceptar que habrá pérdidas por viáticos y gastos no deducibles para empresas mes tras mes.
En cambio, cuando adoptas un esquema basado en tarjetas corporativas y monederos electrónicos como NOMI+, cambia la conversación:
- Planeas el gasto de viaje desde antes de que el colaborador salga.
- Tienes información casi en tiempo real de lo que se está consumiendo.
- Llegas al cierre del mes con reportes claros, no con carpetas llenas de tickets.
Si quieres dejar de perder deducciones, ordenar tus viáticos y darle a tu equipo una herramienta moderna y fácil de usar, el siguiente paso es muy concreto.
Lleva tus viáticos a otro nivel con NOMI+
Implementa NOMI+ como tu monedero electrónico corporativo para viáticos, vales, bonos e incentivos. Diseña políticas claras, automatiza tus reportes y deja de regalarle dinero al fisco por errores de proceso.
