Cuando se habla de deducibilidad de viáticos, muchas empresas piensan inmediatamente en las obligaciones fiscales y los requisitos del SAT. Si bien el cumplimiento normativo es indispensable, la verdadera eficiencia radica en tener un sistema que permita documentar los movimientos de forma precisa, ágil y con total control sobre los recursos asignados a cada colaborador.
Para lograrlo, hoy existen soluciones que no solo simplifican la gestión administrativa, sino que también garantizan que los viáticos otorgados sean deducibles desde el primer momento.
Una de estas herramientas es la tarjeta de débito NOMI+, un monedero electrónico corporativo respaldado por Mastercard, que facilita la asignación de recursos y la trazabilidad de cada gasto, sin necesidad de procesos engorrosos o papeleo innecesario.
La gestión de viáticos en tiempos de agilidad empresarial
Las empresas actuales se enfrentan a una realidad donde el movimiento del personal es constante: viajes comerciales, capacitaciones fuera de sede, visitas a clientes, inspecciones en campo y participaciones en eventos son parte de la dinámica diaria.
Este ritmo implica que el manejo de viáticos y otros gastos relacionados al desplazamiento se vuelva cada vez más frecuente. Pero, cuando se recurre a métodos tradicionales como el efectivo o los reembolsos posteriores, aparecen problemas comunes: desde la pérdida de tickets hasta la falta de claridad sobre los montos, destinos o propósitos de cada gasto.
Estas situaciones no solo dificultan la contabilidad, también ponen en riesgo la deducibilidad de viáticos, ya que se pierde el vínculo entre el gasto y la actividad laboral.
¿Cuándo pierden deducibilidad los viáticos?
Los viáticos no son deducibles si no cumplen ciertos criterios básicos. Por ejemplo, cuando no están debidamente relacionados con una tarea laboral comprobable, si se entregan en efectivo sin comprobación clara, o si el colaborador que los recibe no forma parte oficialmente de la plantilla. También puede haber inconsistencias cuando no se especifica con claridad la fecha, el monto o el lugar en que ocurrió el gasto.
Ante este tipo de escenarios, el uso de herramientas que registren automáticamente cada movimiento, como NOMI+, puede marcar una diferencia decisiva. Gracias a nuestra tecnología, cada transacción queda respaldada digitalmente, lo que facilita la revisión, auditoría y asegura la deducibilidad, sin dolores de cabeza contables.
Ventajas de NOMI+ para asegurar la deducibilidad de viáticos
A diferencia de los métodos convencionales, en NOMI+ brindamos un sistema automatizado donde cada colaborador recibe una tarjeta recargable con fondos asignados según su perfil o tarea. Esto permite a la empresa establecer límites, definir categorías de gasto y obtener información en tiempo real de cómo se usan los recursos.
- Transparencia total: Cada gasto queda registrado con fecha, lugar y tipo de comercio.
- Flexibilidad con control: Puedes permitir el uso en hoteles, restaurantes o transporte, y bloquear rubros no autorizados.
- Recolección automática de evidencia: No necesitas facturas individuales para validar los gastos.
- Asignación ágil: Carga saldos a las tarjetas en segundos a través de tu ejecutivo NOMI+.
- Evita reembolsos manuales: El colaborador no usa dinero propio y se evita carga administrativa innecesaria.
Más que viáticos: una solución integral
Aunque el principal objetivo de implementar una herramienta como NOMI+ puede ser mejorar la deducibilidad de viáticos, sus beneficios van mucho más allá. Esta tarjeta también puede utilizarse para distribuir bonos, incentivos, vales o incluso cubrir gastos corporativos menores como material de oficina, transporte interno o alimentos en eventos.
El valor está en su capacidad de adaptarse a diferentes necesidades operativas, manteniendo siempre un sistema de control claro. Esto significa que tanto el área financiera como los responsables de recursos humanos pueden asignar fondos de forma estratégica, sin sacrificar visibilidad ni orden.
No se trata sólo de deducibilidad
Incorporar una solución digital para la gestión de viáticos tiene un impacto directo en la cultura interna. Cuando los colaboradores cuentan con recursos suficientes, entregados de manera profesional y sin retrasos, perciben una mayor confianza por parte de la organización. Esto fortalece el compromiso, mejora la experiencia laboral y evita tensiones innecesarias.
Además, se libera tiempo valioso tanto para el colaborador como para el personal administrativo. Ya no es necesario que el equipo contable persiga comprobantes o valide cada gasto manualmente; el sistema lo hace por ellos, con registros automáticos y categorizados.
Buenas prácticas para garantizar la deducibilidad de viáticos
Implementar una herramienta como NOMI+ debe ir acompañado de buenas prácticas internas. A continuación te compartimos algunas recomendaciones para fortalecer la gestión de viáticos:
- Comunica con claridad: Asegúrate de que todos los colaboradores entiendan las categorías permitidas y los límites de gasto.
- Revisa con regularidad: Establece revisiones quincenales o mensuales para asegurar que el uso de viáticos esté alineado con los objetivos de la empresa.
- Capacita al personal nuevo: Cada colaborador que reciba una tarjeta debe pasar por una sesión breve de inducción sobre su uso.
- Define responsables por área: Es recomendable que cada departamento tenga un responsable de revisar los movimientos antes de la conciliación contable.
Al seguir estas prácticas, las empresas no solo aseguran la deducibilidad de viáticos, sino que también mejoran su disciplina financiera y reducen errores operativos.
La tarjeta es una herramienta, pero también es importante definir internamente quién puede acceder a los viáticos, cuándo se otorgan y bajo qué condiciones, cuáles son los topes por categoría y cuáles son los formatos de reporte o revisión semanal.
Beneficios a largo plazo de una buena gestión de viáticos
Al integrar una solución como la de NOMI+, no solo se aseguras la deducibilidad de viáticos de forma sencilla, también se construye una base sólida para una mejor administración financiera.
- Menos auditorías internas: Todo queda registrado y ordenado
- Mejor clima organizacional: Menos tensión entre colaboradores y áreas administrativas
- Agilidad operativa: No se detienen actividades por falta de fondos o autorizaciones
- Mejor uso del presupuesto: Puedes analizar patrones de gasto y reasignar recursos de forma inteligente
Seguimiento en tiempo real
Con el servicio de NOMI+, puedes ver en todo momento:
- Quién gasta, dónde, cuándo y en qué lo gasta
- Cuánto saldo tiene cada colaborador
Este seguimiento permite corregir rápidamente cualquier uso inadecuado y ajustar políticas con base en datos reales.
Abre tu cuenta empresarial con NOMI+
Con la tarjeta NOMI+, los gastos quedan bien documentados desde el primer momento, lo que asegura la deducibilidad de viáticos como una práctica constante, segura y sin fricciones. Ya no necesitas esperar comprobaciones, recolectar facturas ni justificar cada peso: todo está automatizado.
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