Los gastos no deducibles representan un reto común para cualquier organización. Aunque muchos egresos se realicen con fines corporativos, errores simples como una mala comprobación o el uso de métodos de pago inapropiados pueden impedir que sean reconocidos fiscalmente, lo que incrementa la carga tributaria de forma innecesaria.
Esto sucede con frecuencia en rubros como los viáticos o los gastos de viaje, donde la urgencia y la descentralización complican el control. Sin embargo, soluciones modernas como la tarjeta NOMI+ permiten automatizar esta gestión y asegurar que los egresos cumplan con los requisitos fiscales, sin depender exclusivamente de facturas.
En este artículo te explicamos qué son los gastos no deducibles en las empresas, por qué ocurren, cómo prevenirlos y cómo una solución adecuada puede fortalecer las finanzas de tu negocio.
Los gastos no deducibles en las empresas son aquellos que, pese a haberse realizado con recursos corporativos, no reúnen los requisitos establecidos por el SAT para ser reconocidos como deducciones válidas al momento de calcular el Impuesto Sobre la Renta (ISR) (Servicio de Administración Tributaria [SAT], 2024). En consecuencia, estos egresos no reducen la base gravable, lo que puede implicar el pago de más impuestos de los necesarios.
La causa principal no siempre está en el uso del recurso, sino en aspectos administrativos: comprobantes mal emitidos, pagos realizados con tarjetas personales o conceptos que no se alinean claramente con la actividad del negocio. En otras palabras, incluso un gasto legítimo puede perder su valor fiscal por una omisión en su documentación o en la forma en que fue ejecutado.
Un ejemplo común se da en el manejo de viáticos y gastos de viaje, donde la descentralización y la rapidez con la que deben actuarse genera errores frecuentes. El colaborador puede pagar con su tarjeta, extraviar un comprobante, o adquirir productos sin respaldo documental suficiente.
El verdadero problema surge cuando estos gastos se registran como si fueran deducibles, y posteriormente son rechazados por la autoridad fiscal durante la revisión anual. Esto puede derivar en ajustes fiscales, recargos, y en algunos casos, sanciones.
Los errores que convierten un egreso válido en uno no deducible suelen ser pequeños, pero con consecuencias importantes. Algunos de los más frecuentes son:
Además del impacto fiscal, estos errores distorsionan los reportes financieros y dificultan una toma de decisiones precisa.
Al hablar de gastos no deducibles en las empresas, los viáticos y gastos de viaje destacan como una de las categorías más propensas a errores. Esto es especialmente cierto en empresas con fuerza de ventas, técnicos o personal operativo que realiza actividades fuera de oficina.
Al estar alejados de los procesos tradicionales de autorización, los colaboradores deben tomar decisiones en el momento: comprar boletos, pagar comidas o adquirir insumos sin pasar por los filtros contables. En estos escenarios, la pérdida de comprobantes, el uso de tarjetas personales o los gastos no autorizados son muy frecuentes.
Por ejemplo, un colaborador que paga su hospedaje con su tarjeta bancaria y luego solicita reembolso puede generar un comprobante a su nombre, lo que anula su deducibilidad. Además, este modelo de operación representa una carga administrativa importante para el área financiera.
El verdadero control comienza cuando se establecen políticas claras, herramientas apropiadas y procesos automatizados que previenen estos errores desde el origen.
Prevenir los gastos no deducibles en las empresas no implica complicar la operación diaria. Con una buena organización y soluciones tecnológicas adecuadas, es posible transformar esta vulnerabilidad en una ventaja competitiva.
Algunas acciones clave incluyen:
Además, es posible reducir la dependencia de la facturación tradicional en algunos casos, mediante el uso de monederos electrónicos autorizados que permiten deducir sin necesidad de emitir factura (SAT, 2024).
Una de las soluciones más efectivas en este contexto es la tarjeta corporativa NOMI+, un monedero electrónico empresarial respaldado por Mastercard, diseñado específicamente para la gestión de viáticos, vales, bonos y gastos operativos.
Con la tarjeta NOMI+, las empresas pueden realizar pagos que sí son deducibles, aunque no se emita una factura, siempre que se utilicen para los fines autorizados. Esto reduce el margen de error y simplifica enormemente los procesos administrativos.
Además, al asignar tarjetas a colaboradores específicos, se mejora el control y la trazabilidad. Cada transacción queda registrada, se asocia directamente con la actividad empresarial y puede auditarse de forma sencilla.
La implementación de este tipo de herramientas no solo disminuye la generación de egresos no deducibles, sino que también agiliza los cierres contables, facilita la conciliación bancaria y fortalece las políticas internas de gasto.
La correcta gestión fiscal de una empresa no tiene por qué ser compleja. Con procesos eficientes, tecnología adecuada y una cultura de control financiero, es posible evitar los gastos sin valor fiscal y optimizar el rendimiento de cada peso invertido.
En NOMI+, ayudamos a las empresas a transformar sus viáticos y egresos operativos en partidas 100% deducibles. No solo ofrecemos un monedero electrónico respaldado por Mastercard, sino un sistema integral que simplifica la gestión financiera de tu negocio.
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