Viáticos y gastos de viaje con control total

En muchas empresas, sobre todo aquellas con colaboradores que se desplazan constantemente, los viáticos y gastos de viaje forman parte esencial del funcionamiento diario. Ya sea para atender reuniones fuera de la ciudad, participar en eventos corporativos o supervisar proyectos en distintas ubicaciones, cubrir estos gastos resulta inevitable.

Estos desembolsos incluyen transporte, alimentación, hospedaje, entre otros rubros, y representan una inversión necesaria para garantizar que el personal pueda cumplir sus tareas sin complicaciones. Aun así, gestionarlos de manera adecuada sigue siendo un reto constante para muchas organizaciones, especialmente cuando se carece de mecanismos modernos y seguros que faciliten su control.

¿A qué se refieren los viáticos y gastos de viaje?

El término se refiere a las asignaciones que una empresa entrega a sus colaboradores para cubrir los gastos relacionados con traslados por motivos laborales. Estas asignaciones buscan evitar que los trabajadores utilicen recursos personales para desempeñar funciones que están directamente relacionadas con su trabajo.

En esencia, los viáticos y gastos de viaje son un apoyo económico que permite a los equipos moverse con libertad y representar a la empresa en distintas ubicaciones sin preocuparse por los costos.

Diferencias clave con los reembolsos tradicionales

Uno de los errores más comunes en la gestión financiera interna es confundir los viáticos con los reembolsos. Mientras los primeros se otorgan por anticipado —ya sea en efectivo, por transferencia o mediante tarjetas empresariales—, los reembolsos implican que el colaborador pague primero de su propio bolsillo y después solicite que la empresa le devuelva el dinero.

Esta práctica no solo puede generar malestar entre los colaboradores, sino también problemas de control interno, errores administrativos y pérdida de tiempo valioso para los departamentos de finanzas.

Cuando no existe un sistema bien definido para la entrega y comprobación de viáticos y gastos de viaje, es común que surjan situaciones poco favorables, como pérdida de comprobantes, mal uso de fondos o incluso gastos que no pueden deducirse fiscalmente.

¿Qué pasa cuando no hay control?

Las consecuencias de una mala gestión de estos fondos van más allá de los simples errores administrativos. El uso de efectivo sin supervisión, la falta de documentación adecuada o los gastos duplicados pueden afectar directamente la contabilidad de la empresa y su salud financiera.

Además, esto genera un entorno de poca transparencia y puede debilitar la confianza entre el equipo y los responsables de finanzas.

En este contexto, contar con herramientas modernas y prácticas específicas para administrar los viáticos y gastos de viaje es más que una comodidad: es una necesidad estratégica.

Una solución efectiva: tarjeta NOMI+

En NOMI+ hemos desarrollado una solución que revoluciona la forma en la que se administran los viáticos y gastos de viaje.

Se trata de una tarjeta de débito que funciona como un monedero electrónico empresarial, respaldada por Mastercard, lo que la hace válida en miles de terminales punto de venta, compras en línea y cajeros automáticos a nivel nacional.

Beneficios clave:

No se necesita factura para deducir gastos: El colaborador ya no tendrá que solicitar factura en cada establecimiento.
Mayor seguridad: Se evita el uso de efectivo y el riesgo de mal manejo de recursos.
Deducibilidad garantizada: La empresa hará deducible el 100% de los montos destinados para viáticos, con gastos registrados por categorías claras.
Usos flexibles: Además de viáticos, puedes asignar fondos para bonos, vales, incentivos o gastos corporativos diversos.

Más allá de los viajes

Aunque su uso principal se vincula a la movilidad empresarial, esta solución también se ha consolidado como una excelente herramienta para el pago de incentivos, bonificaciones, vales y pequeños gastos corporativos.

Recursos humanos, logística, ventas y administración son algunas de las áreas que más provecho sacan de este modelo, ya que les permite tener mayor control y agilidad en sus operaciones.

La empresa tiene la certeza de que cada peso asignado se utiliza con responsabilidad y dentro de los lineamientos establecidos.

Impacto en la cultura organizacional

La gestión adecuada de estos recursos también impacta positivamente en la percepción que los colaboradores tienen de la empresa. Cuando el personal cuenta con herramientas prácticas, seguras y accesibles, no solo se facilita su trabajo, sino que se fortalece el vínculo con la organización.

Eliminar la necesidad de usar recursos personales genera un ambiente de confianza, profesionalismo y eficiencia.

En definitiva, modernizar la forma en que se gestionan los viáticos mejora no solo los procesos contables, sino también la experiencia del colaborador, la productividad y la transparencia interna.

Áreas que se benefician del uso de NOMI+

Ventas: mejor movilidad y enfoque en el cliente.
Logística: personal de traslado con recursos en el momento adecuado.
Administración: simplificación de validaciones, conciliaciones y reportes.
Recursos Humanos: entrega de bonos e incentivos con control.
Dirección: visión clara del flujo de gastos y toma de decisiones basada en datos reales.

Viáticos y gastos de viaje 100% deducibles

La gran ventaja de utilizar la tarjeta de NOMI+ es que garantiza que tus viáticos y gastos de viaje sean 100% deducibles sin necesidad de factura impresa.

Esto no solo simplifica la vida del área contable, también representa un ahorro real y continuo para tu empresa.

¿Cómo se usa?

La empresa asigna saldo a las tarjetas de NOMI+ según el perfil o necesidad del colaborador.
El colaborador puede utilizarla en transporte, restaurantes, hoteles o cualquier comercio que acepte Mastercard.
La plataforma registra cada gasto con fecha, categoría, ubicación y monto.

Casos de uso

1. Viajes de ventas: Equipos comerciales pueden recibir sus viáticos en antes de salir de viaje y usarlos con libertad dentro de los límites establecidos.

2. Supervisiones técnicas: Ingenieros, arquitectos o personal operativo en campo pueden recibir gastos diarios con uso controlado.

3. Bonos e incentivos: Permite gestionar bonos temporales por cumplimiento de metas sin necesidad de transferencias bancarias individuales.

4. Gastos corporativos menores: Personal administrativo puede pagar café, taxis o papelería sin afectar su economía personal ni requerir facturas.

5. Proyectos especiales: Si tu empresa gestiona eventos, capacitaciones, activaciones o visitas a proveedores, puedes establecer presupuestos específicos para cada colaborador.

6. Coordinación de equipos remotos: Para empresas que tienen personal en diferentes ciudades, esta tarjeta elimina la necesidad de transferencias constantes o gestiones bancarias complicadas.